Как списать расходы на ГСМ?

Обязательно ли учитывать рекомендуемые Минтрансом нормы расхода топлива или допустимо использовать и свои собственные нормы?

Нормы расхода топлива будут полезны компаниям и ИП, которые эксплуатируют транспортные средства. Нужны они не только для получения статистических данных о затратах бензина, но и, например, для подсчёта себестоимости перевозок. Кроме того, эти нормы используются для расчёта налога на прибыль. Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Соответственно, такие затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль. Эти расходы не нормированы, компания имеет право тратить на ГСМ столько, сколько требуется. А для списания расходов на ГСМ удобно руководствоваться методическими рекомендациями и нормами Минтранса РФ.

Актуальные нормы расходы топлива на 2018 год для всех видов транспортных средств представлены здесь: Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Последняя редакция — от 14 июля 2015 № НА-80-р.

Нормы ГСМ рекомендательные, но желательно их учитывать

Несмотря на то, что нормы расхода ГСМ носят рекомендательный характер — компании и ИП могут использовать и свои собственные нормы, правда, в этом случае могут возникнуть претензии у налоговой службы. Поэтому надёжнее будет придерживаться утверждённых показателей.

Нормы компенсации за использование автомобилей сотрудников

Налоговая служба часто имеет претензии к компенсации за использование машин сотрудников. Нормы такой компенсации установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Для легковых машин с объёмом двигателя до 2 тыс. куб. см — 1200 руб., с объёмом двигателя свыше 2 тыс. куб. см — 1500 руб. Эти нормы уже включают возмещение всех затрат: амортизацию, ремонт, бензин, масло, мойку. Оплачивать бензин сотрудникам сверх норм не разрешается. Чтобы обезопасить расходы, рекомендуется составлять максимально подробные путевые листы. Если отсутствует маршрут, который можно было бы подробно отразить в путевом листе — защитить расходы получится только в суде.

Движение автомобилей можно отслеживать с помощью gps-навигаторов или системы ГЛОНАСС — распечатка данных о маршрутах подтвердит расходы (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Списание расходов на бензин по личным авто сотрудников

По личным машинам сотрудников тоже можно списать расходы на бензин — для этого с работником заключают договор аренды авто (письмо Минфина России от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649). По Налоговому кодексу РФ, расходы в целях расчёта налога на прибыль должны быть оправданными. В случае если организация установит свои нормы расхода топлива, которые могут сильно отличаться от утверждённых Минтрансом, это может привести к спорам с налоговой инспекцией. Налоговая может признать расходы экономически необоснованными, и доначислить налог на прибыль. Именно поэтому лучше придерживаться рекомендованных норм расхода топлива.

Нормы можно повышать в зависимости от различных факторов. Например, с учётом сезона эксплуатации автомобиля (летнее и зимнее время), численности населения в городе эксплуатации транспорта и возраста автомобиля. Минтранс разрешает повышать нормы расхода по машинам, которые эксплуатируются более 5 лет. Приказ можно не переутверждать каждый сезон и сразу указать в документе летние и зимние нормы расхода ГСМ с периодами их действия. Дополнять приказ придётся только при обновлении транспортного парка.

Понравилась ли Вам статья?